Γιατί τα email μου πάνε στα spam;

Μία από τις πιο συχνές ερωτήσεις που δεχόμαστε καθημερινά από τους πελάτες μας είναι η εξής. Για ποιο λόγο τα email που στέλνουν στους πελάτες-συνδρομητές τους πηγαίνουν στα spam, δηλαδή στο φάκελο με τα ανεπιθύμητα μηνύματα.

Η απάντηση σε αυτή την ερώτηση είναι αρκετά σύνθετη. Οι λόγοι που ενδεχομένως τα email σας καταλήγουν στα spam είναι πολλοί.

Αρχικά θα πρέπει να ξεκαθαρίσουμε το εξής:

Tα πράγματα έχουν γίνει πολύ αυστηρά όσον αφορά τα φίλτρα που χρησιμοποιούν οι πάροχοι email (Gmail, Hotmail, Yahoo) για τα spam.

To spam κοστίζει πολύ, πάρα πολύ για τους παρόχους email. Γι’ αυτό προσπαθούν με εξαιρετικά προηγμένες τεχνολογίες να αυστηροποιούν συνεχώς τα φίλτρα τους. Προσπαθούν συνέχεια να βάζουν νέα εμπόδια στους λεγόμενους spammers.

Αρκεί μόνο να σκεφτείτε το εξής! Υψηλά ποσοστά spam οδηγούν σε χαμηλότερα ποσοστά ανοίγματος των email σας (open rates) και μικρότερη αλληλεπίδραση (engagement). Συνεπώς και λιγότερα χρήματα για εσάς και την επιχείρηση σας!

Σε αυτό το άρθρο, θα δούμε αναλυτικά τους λόγους για τους οποίους το email σας μπορεί να βρεθεί στα spam αντί στο inbox και τι μπορείτε να κάνετε.

1. Δεν έχετε πάρει την έγκριση των παραληπτών σας

Με βάση το νέο κανονισμό του GDPR αναφορικά με τα προσωπικά δεδομένα για τον οποίο έχουμε μιλήσει αναλυτικά και σε προηγούμενο άρθρο μας πρέπει ΟΠΩΣΔΗΠΟΤΕ να έχετε πάρει τη συγκατάθεση των συνδρομητών σας για να τους στείλετε email!

Αυτό πρακτικά σημαίνει πως δε μπορείτε να αγοράσετε μια λίστα με διευθύνσεις email. Ούτε μπορείτε ξαφνικά να ξεκινήσετε να τους στέλνετε email, χωρίς να σας ξέρουν και χωρίς να τους ξέρετε!

ΕΙΝΑΙ ΠΑΡΑΝΟΜΟ και μπορεί να πληρώσετε πρόστιμο!

Διαβάστε αναλυτικά στο προηγούμενο άρθρο μας γιατί είναι παράνομη η αγορά διευθύνσεων email.

Επίσης, οι παραλήπτες των email σας που δε συμφώνησαν ποτέ να λαμβάνουν από εσάς οτιδήποτε πολύ πιθανόν να χαρακτηρίσουν το email σας spam (“Report as spam”) μόλις το δουν. Ακόμα και στην περίπτωση που αυτό έχει βρεθεί στα εισερχόμενα μηνύματα τους.

Δείτε στις παρακάτω εικόνες αναφορικά με το πως μπορεί ο παραλήπτης να χαρακτηρίσει spam το email σας σε διαφορετικούς παρόχους.

GMAIL

YAHOO

OUTLOOK

Συνεπώς, μην αγοράζετε ΠΟΤΕ έτοιμες λίστες με email. Όχι απλά δε θα κερδίσετε τίποτα αλλά το πιθανότερο είναι να βγείτε και ζημιωμένοι!

Θα πρέπει να καταλάβετε πως είναι εντελώς λάθος η νοοτροπία όσο πιο πολλά, τόσο πιο καλά!

Στο email marketing παίζει σημαντικό ρόλο η καλή ποιότητα της λίστας σας.

Είναι προτιμότερο να στείλετε 2000 email σε δικά σας άτομα που σας ξέρουν, παρά 2.000.000 email σε άγνωστους και άσχετους με την επιχείρηση ή το αντικείμενο σας.

Διαβάστε εδώ πως μπορείτε να χτίσετε σωστά την λίστα των email σας.

2. Δεν τους έχετε στείλει τίποτα για καιρό

Μία σωστή λίστα με συνδρομητές δεν αρκεί!

Αν έχετε να τους στείλετε email μήνες ή και χρόνο, οι περισσότεροι θα σας έχουν ξεχάσει. Δε θα θυμούνται καν ότι κάποτε έκαναν εγγραφή στη λίστα σας.

Δε πρόκειται να ανοίξουν τα email σας ή ακόμα χειρότερα και να τα ανοίξουν θα τα χαρακτηρίσουν spam.

Συνεπώς, φροντίστε να στέλνετε χρήσιμο και νέο περιεχόμενο στους συνδρομητές σας σε τακτά χρονικά διαστήματα και όχι όποτε το θυμάστε.

Δημιουργήστε ένα σταθερό «διαδικτυακό» ραντεβού μαζί τους. Στείλτε τους email σε εβδομαδιαία ή έστω μηνιαία βάση ανάλογα με το είδος της επιχείρησης σας, το κλάδο που δραστηριοποιείστε και την εποχή.

Για παράδειγμα, πολλοί στέλνουν email μόνο Χριστούγεννα, Πάσχα ή όταν έχουν κάτι να πουν.

Υπάρχει λογική σ’ αυτό, απλά σκεφτείτε ότι καθημερινά λαμβάνουμε δεκάδες email!!

Όταν εσείς αποφασίσετε να στείλετε ένα email με ευχές τα XΧριστούγεννα, το πιο πιθανό είναι να το δουν ελάχιστοι.

Αν όμως είχατε μια «κανονική» ροή στις αποστολές σας, τότε τίποτα δε θα πήγαινε χαμένο και περισσότεροι παραλήπτες σας θα έμπαιναν στη διαδικασία να διαβάσουν το email σας.

3. Χρησιμοποιείτε πολλές εικόνες ή μια μεγάλη εικόνα με ελάχιστο ή καθόλου κείμενο.

Εάν το email σας περιέχει πολλές εικόνες αυξάνονται οι πιθανότητες να βρεθεί κατευθείαν στο φάκελο με τα ανεπιθύμητα μηνύματα (spam folder).

Ο μεγάλος αριθμός εικόνων σε συνδυασμό με το μέγεθος των εικόνων (εάν είναι πολύ μεγάλες) αποτελούν σημαντικούς λόγους για τους οποίους το email σας δε θα εμφανιστεί στα εισερχόμενα μηνύματα αλλά στα spam.

Στη χειρότερη περίπτωση, αν το email περιέχει πολλές εικόνες μπορεί να μην παραδοθεί καν!

Ακόμη, πολλά προγράμματα email μπλοκάρουν αυτόματα τις εικόνες για λόγους ασφαλείας.

Για παράδειγμα, το Outlook και το Gmail έχουν ορίσει από προεπιλογή να μην εμφανίζουν τις εικόνες των email και οι ίδιοι οι χρήστες θα πρέπει να επιλέξουν να κατεβάσουν τις εικόνες, προκειμένου να μπορέσουν να τις δουν (Download images) στην περίπτωση του Outlook ή να επιλέξουν να εμφανιστούν οι εικόνες (Προβολή εικόνων) στη περίπτωση που χρησιμοποιούν Gmail.

OUTLOOK

GMAIL

Συνεπώς, εάν έχετε παρατηρήσει προβλήματα όσον αφορά το ποσοστό παράδοσης των email σας, καλό θα ήταν να ανατρέξετε στη καμπάνια σας και να περιορίσετε τον αριθμό των εικόνων που ενδεχομένως να οδηγούν το email σας στα spam.

Στην πλατφόρμα EmailSYSTEM μπορείτε να δείτε στα στατιστικά της καμπάνιας σας, τον αριθμό των απαράδοτων email και ειδικότερα τους λόγους μη παράδοσης τους, για παράδειγμα αν μπλοκαρίστηκε λόγω περιεχομένου.

Επίσης, προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε για τις εικόνες περίπου το 30% του κύριου σώματος του email σας.

Αυτό το ποσοστό αρκεί για να έχετε τόσες εικόνες όσες χρειάζονται προκειμένου να περάσετε το μήνυμα που θέλετε στους πελάτες-συνδρομητές σας.

Με άλλα λόγια, το περιεχόμενο του email σας δε θα πρέπει να αποτελείται από μία σκέτη εικόνα χωρίς κείμενο ξεχωριστά, διότι αυτή μπορεί να μην εμφανιστεί καθόλου, οπότε αν αυτή περιέχει κάποιο σημαντικό μήνυμα δε πρόκειται να διαβαστεί από τους πελάτες-συνδρομητές σας.

Διαβάστε περισσότερα εδώ για το πώς να χρησιμοποιήσετε σωστά τις εικόνες στα email σας.

4. Έχετε συμπεριλάβει συνημμένα αρχεία

Είναι πολύ διαφορετικό να στέλνετε ένα email με συνημμένα αρχεία σε 4-5 παραλήπτες, απ’ ότι σε 800, 1000 ή και 2000 παραλήπτες σε μαζική αποστολή.

Το traffic (κίνηση) που δημιουργείται λόγω του όγκου των αρχείων που μεταφέρονται είναι τεράστιο.

Σκεφτείτε αν ο όγκος ενός email μαζί με τα συνημμένα είναι 1ΜΒ και εσείς στέλνετε 2000 email, αυτό ισοδυναμεί με κίνηση 2 Gigabyte!

Αυτή τη κίνηση δεν μπορούν να τη διαχειριστούν εύκολα οι πάροχοι email.

Έτσι, τα email καθυστερούν να προσπελαστούν, να διαμοιραστούν και να παραδοθούν στους παραλήπτες σας.

Μάλιστα, πολλοί πάροχοι δεν αφήνουν καν το email σας να παραδοθεί στον παραλήπτη!

Συνεπώς, δύο είναι τα προβλήματα με τα συνημμένα αρχεία:

1. Μεγάλος χρόνος παράδοσης

2. Αυξημένος κίνδυνος να καταλήξουν στα spam

Όσο αυτό είναι εφικτό, προσπαθήστε να αποφύγετε την αποστολή συνημμένων αρχείων με τα email σας αφού αυτά είναι ένα μεγάλο καμπανάκι για τα φίλτρα spam.

Είναι προτιμότερο, να ανεβάσετε το αρχείο σε μια υπηρεσία όπως το Google Drive ή το Dropbox και να προσθέσετε το αντίστοιχο link για κατέβασμα στο email σας.

Με αυτό τον τρόπο και μειώνετε το μέγεθος του email σας και ελαχιστοποιείτε τις πιθανότητες να βρεθείτε στα spam εξαιτίας του συνημμένου αρχείου.

5. Δεν έχετε βάλει σύνδεσμο διαγραφής ή αυτός δε λειτουργεί σωστά.

Είστε υποχρεωμένοι το email σας να περιέχει και σε εμφανές σημείο ένα σύνδεσμο διαγραφής («unsubscribe link») ώστε να μπορεί ο χρήστης να σταματήσει να λαμβάνει το newsletter σας οποιαδήποτε στιγμή το θελήσει.

Διαφορετικά, ο παραλήπτης από την αγανάκτηση του θα πατήσει στο κουμπί «Report as spam» που αναφέραμε ήδη στο σημείο 1.

Αυτή η κίνηση δεν είναι δύο αλλά τρείς φορές χειρότερη και δυστυχώς επηρεάζει την παράδοση ολόκληρης της καμπάνιας σας, όχι μόνο του email.

Να υπενθυμίσουμε ότι στο EmailSYSTEM ο σύνδεσμος διαγραφής είναι υποχρεωτικός και αν δεν τον βάλετε εσείς όταν δημιουργείτε την καμπάνια σας, αυτός μπαίνει αυτόματα στο τέλος του email.

Στην παρακάτω εικόνα, μπορείτε να δείτε πως ακριβώς θα εμφανιστεί ο σύνδεσμος διαγραφής στο email σας, εάν χρησιμοποιείτε την πλατφόρμα μας και δε τον προσθέσετε εσείς.

Και φυσικά είναι εξίσου απαραίτητο να τσεκάρετε πως ο σύνδεσμος διαγραφής λειτουργεί σωστά. Γιατί δεν έχει κανένα νόημα να υπάρχει στο email σας, χωρίς να δουλεύει. Οι συνέπειες θα είναι οι ίδιες!

6. To email σας περιέχει πολλά ορθογραφικά λάθη

«Κόκκινη σημαία» για τα φίλτρα spam είναι και τα λάθη στην ορθογραφία που μπορεί να περιέχονται τόσο στο θέμα όσο και στο κυρίως σώμα του email σας.

Φροντίστε το email σας να είναι προσεγμένο και να μην έχει τέτοιου είδους λάθη που όχι μόνο κάνουν κακό στην εικόνα που σχηματίζουν οι πελάτες για εσάς αλλά μπορούν να σας στείλουν στα spam.

7. Το θέμα του email σας περιέχει πολλά κεφαλαία γράμματα ή σύμβολα.

Όπως έχουμε αναφέρει και σε προηγούμενο μας άρθρο, το θέμα αποτελεί ίσως το πιο σημαντικό σημείο του email σας, διότι είναι αυτό που βλέπουν πρώτα οι παραλήπτες σας.

Εάν τους προκαλέσει αρνητική αντίδραση τότε είναι πιθανόν να βρεθείτε στα spam!

Αποφύγετε τα κεφαλαία γράμματα ή τα πολλά σύμβολα.

Παρόλο που μπορεί να πιστεύετε πως έτσι ίσως να τραβήξετε την προσοχή των παραληπτών σας, στην πραγματικότητα μπορεί να τους δημιουργήσετε μια άσχημη εντύπωση.

Έχουμε πει ξανά πως με το να βάζετε κεφαλαία γράμματα στο θέμα είναι σα να τους φωνάζετε!

Αυτό που μπορείτε να κάνετε είναι να χρησιμοποιείτε πάντοτε ελκυστικά μηνύματα και χρήσιμο περιεχόμενο.

Συνεπώς, φροντίστε το θέμα σας να αποτελείται από λίγες λέξεις και να είναι σαφές και περιεκτικό.

Εξακολουθείτε να έχετε χαμηλά ποσοστά ανοίγματος και τα emails σας να πηγαίνουν στα spam;

Σας έχουμε μία επιπλέον συμβουλή: Προτρέψτε τους παραλήπτες να σας τοποθετήσουν σε «white list»!

Η «λευκή λίστα» (white list) περιέχει ασφαλείς διευθύνσεις email. Αυτές τις αναγνωρίζει ο εκάστοτε πάροχος και τις επιτρέπει να πάνε απευθείας στο φάκελο με τα εισερχόμενα και όχι στα ανεπιθύμητα.

Ο κάθε χρήστης μπορεί να προσθέσει μόνος του τον αποστολέα ή τη διεύθυνση email που θέλει σε αυτή τη λίστα με πολύ απλό τρόπο. Ανάλογα πάντα με το πρόγραμμα email που χρησιμοποιεί.

Στέλνοντας το πρώτο ενημερωτικό email στους νέους συνδρομητές σας, είναι καλό να τους προτρέψετε να προσθέσουν το email σας στη λίστα ασφαλών αποστολέων ή στις επαφές τους με τις email διευθύνσεις που γνωρίζουν. Έτσι, αυτόματα την επόμενη φορά που θα τους στείλετε θα αποκλείσετε την περίπτωση να βρεθείτε στα spam χωρίς να το θέλετε.

Για παράδειγμα, μία καλή ιδέα είναι να συμπεριλάβετε στο τέλος κάθε email σας μια πρόταση – προτροπή. Μια καλή πρόταση – προτροπή θα μπορούσε να είναι: «Για να είμαστε σίγουροι πως θα λαμβάνετε πάντα τα email μας στο φάκελο με τα εισερχόμενα μηνύματα σας, παρακαλώ πολύ προσθέστε μας στη λίστα των επαφών σας».

Εάν τους το ζητήσετε ευγενικά και το προσθέτετε συνέχεια στις αποστολές ως υπενθύμιση, πολύ πιθανόν οι περισσότεροι να το κάνουν!