GDPR και Εmail Marketing: Όσα πρέπει να γνωρίζετε!
Η μέρα εφαρμογής του ευρωπαϊκού Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (GDPR) πλησιάζει. Ο GDPR επηρεάζει το σύνολο των επιχειρήσεων και τις ενέργειές τους στο Digital Marketing και επομένως όλους όσους δραστηριοποιούνται στο Εmail Marketing. Σήμερα απαντάμε στις πιο συχνές ερωτήσεις σχετικά με το νέο Κανονισμό και τί πρέπει να κάνετε για να είστε έτοιμοι!
Τι είναι ο GDPR και ποιος ο σκοπός του;
Ο GDPR (General Data Protection Regulation, Γενικός Κανονισμός για τα Προσωπικά Δεδομένα) είναι ο ευρωπαϊκός κανονισμός που καθορίζει και εναρμονίζει την χρήση των προσωπικών δεδομένων σε όλες τις χώρες της Ε.Ε. Ο Κανονισμός δίνει νέα και πολλά δικαιώματα. Ο καθένας θα γνωρίζει και θα ελέγχει πώς επεξεργάζονται και διαχειρίζονται τα προσωπικά δεδομένα του. Παράλληλα έχει μια σειρά από ρυθμίσεις και υποχρεώσεις για τις εταιρίες που διαχειρίζονται προσωπικά δεδομένα. Σε αυτά, δίπλα π.χ. σε ονόματα, διευθύνσεις και τηλέφωνα, ανήκουν και τα email.
Πότε θα ισχύσει;
Ο νέος κανονισμός έχει ψηφισθεί το 2016 τίθεται σε εφαρμογή στις 25 Μαΐου 2018. Αυτό σημαίνει ότι έως τότε θα πρέπει να έχετε συμμορφωθεί με τις απαιτήσεις του.
Γιατί πρέπει να συμμορφωθώ με τον Κανονισμό;
Η συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του Κανονισμού είναι υποχρεωτική. Όχι μόνο για να είστε νόμιμοι και να χρησιμοποιείτε τις καλύτερες και πιο σύγχρονες εταιρικές πρακτικές. Αλλά και για να έχετε σχέσεις διαφάνειας και εμπιστοσύνης με τους συνδρομητές-πελάτες σας. Μη τήρηση του Κανονισμού μπορεί να επιφέρει ανεπανόρθωτη ζημιά στην φήμη και την αξιοπιστία της εταιρίας σας. Επίσης, μπορεί μα επιφέρει και τσουχτερά πρόστιμα σε περίπτωση καταγγελίας.
Τί αλλάζει στο Εmail Marketing με τον GDPR;
Όχι πολλά. Άλλωστε τα περισσότερα άρθρα του Κανονισμού έχουν ήδη προστεθεί στην ελληνική νομοθεσία ή πρόκειται σύντομα να προστεθούν. Από την άλλη μεριά, ο Κανονισμός θέτει νέους και αυστηρούς κανόνες διαφάνειας τόσο στην επικοινωνία με τους συνδρομητές σας όσο και στην χρήση και αποθήκευση των προσωπικών δεδομένων τους.
1. Λήψη συγκατάθεσης από τον χρήστη/συνδρομητή
Όπως έχουμε τονίσει και στο παρελθόν, η αποστολή email σε άτομα που δεν έχουν δώσει την συγκατάθεσή τους εκ των προτέρων είναι παράνομη. Το ίδιο ισχύει και με το νέο Κανονισμό. Αυτός προβλέπει επιπλέον ότι η συγκατάθεση αυτή πρέπει να γίνει ενεργά από τον χρήστη.
Τί σημαίνει αυτό;
Σημαίνει ότι, εάν ο τρέχων τρόπος απόκτησης email διευθύνσεων και συγκατάθεσης από τους χρήστες δεν πληροί τις προϋποθέσεις σύμφωνα με τον GDPR, τότε πρέπει να αλλάξει. Για παράδειγμα, συνήθης πρακτική σε ιστοσελίδες είναι σε φόρμες εγγραφής και σύνδεσης ή κατά τη διαδικασία μιας αγοράς να υπάρχουν προτικαρισμένα πεδία για την εγγραφή σε μια λίστα αποστολής newsletter. Σύμφωνα με τον Κανονισμό, αυτό δεν είναι πλέον επιτρεπτό. Θα πρέπει ο ίδιος ο χρήστης ενεργά να τικάρει τα πεδίο, οπού συμφωνεί με την εγγραφή στη λίστα και επομένως στη λήψη του newsletter σας.
Επίσης, πρέπει να τονιστεί ότι η συγκατάθεση από τον χρήστη αφορά αποκλειστικά και μόνο τη μορφή του email, για το οποίο έχει συμφωνήσει να λαμβάνει, π.χ. ένα newsletter. Για την αποστολή οποιουδήποτε άλλου email που δεν ανήκει στο πλαίσιο της συγκατάθεσης, π.χ. επικοινωνία για μια στοχευμένη προσφορά, πρέπει να λάβετε εκ νέου συγκατάθεση που αφορά τα συγκεκριμένα email.
2. Διατήρηση αρχείου και υποχρέωση απόδειξης της συγκατάθεσης του χρήστη από τον αποστολέα
Μια σημαντική παράμετρο που εισάγει ο Κανονισμός, είναι ότι υποχρεούστε όχι μόνο να έχετε λάβει την σαφή συγκατάθεση του χρήστη αλλά και να είστε σε θέση να το αποδείξετε, αν ελεγχθείτε για αυτό. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να κρατάτε αρχείο, που να δείχνει πώς και πότε κάθε χρήστης συγκατάθεσε στη λήψη email από εσάς.
3. Δικαίωμα χρήσης των προσωπικών δεδομένων
Υποχρεούστε να χρησιμοποιείτε τα προσωπικά δεδομένα των συνδρομητών σας αποκλειστικά για τον σκοπό που έχουν συλλεχθεί και οι συνδρομητές σας να έχουν γνώση αυτού. Επίσης αυτά να τους παρέχονται σε ηλεκτρονική μορφή, αν σας ζητηθεί.
4. Δικαίωμα διαγραφής του χρήστη από την λίστα σας και από το αρχείο σας
Oι συνδρομητές σας θα πρέπει να έχουν υποχρεωτικά τη δυνατότητα να διαγραφούν από τη λίστα σας και από τη βάση δεδομένων σας, π.χ. με την προσθήκη ενός συνδέσμου διαγραφής στα email σας ή με απευθείας επικοινωνία του χρήστη, καθώς και το δικαίωμα να γνωρίζουν πώς διαχειρίζεστε τα προσωπικά τους δεδομένα και την email διεύθυνσή τους.
Έχω ήδη μια λίστα ή λίστες με διευθύνσεις email. Πώς παίρνω την συγκατάθεση των συνδρομητών μου;
Για να είστε συμμορφωμένοι με το νέο Κανονισμό, θα πρέπει να είστε σε θέση να αποδείξετε την συγκατάθεση των συνδρομητών σας στη λήψη email από εσάς. Αν δεν μπορείτε να το κάνετε, γιατί π.χ. δεν έχετε κρατήσει αρχείο ή μέθοδος εγγραφής στις λίστες σας που ακολουθήσατε δεν επέτρεπε την ρητή συγκατάθεση του χρήστη, θα πρέπει να τη ζητήσετε εκ νέου.
Ο πιο απλός τρόπος για να το κάνετε αυτό, είναι να δημιουργήσετε μια καμπάνια και να στείλετε ένα ειδικό email σε όλους τους συνδρομητές σας. Με αυτό θα τους ενημερώνετε ότι χρειάζεστε την σύμφωνη γνώμη τους για την αποστολή των email σας σε αυτούς και με την χρήση συνδέσμων θα τους δίνετε τη δυνατότητα είτε να επιβεβαιώσουν την συνέχιση της λήψης των email σας είτε να διαγραφούν από τη λίστα σας.
Εμείς στο EmailSYSTEM έχουμε ήδη προνοήσει για αυτό και έχουμε ετοιμάσει ένα template για όλους τους πελάτες και χρήστες της υπηρεσίας μας, το οποίο μπορούν να χρησιμοποιήσουν μέσω της πλατφόρμας μας και που βλέπετε στην παρακάτω εικόνα.
Με την αποστολή αυτού του email εξηγείτε, γιατί χρειάζεστε την εκ νέου συγκατάθεση των συνδρομητών σας και τους προτρέπετε να ασκήσουν τα δικαιώματα τους που εκπορεύονται από το νέο κανονισμό, είτε δηλαδή να επιβεβαιώσουν την επικοινωνία με εσάς είτε να την διακόψουν. Ο σύνδεσμος οδηγεί σε μια landing page, όπου επιβεβαιώνεται η εγγραφή τους στην email λίστα σας ή η διαγραφή τους από αυτή.
Ένας αποτελεσματικός τρόπος για να δώσετε επιπλέον κίνητρο στους συνδρομητές σας να επιβεβαιώσουν θετικά και να παραμείνουν στην λίστα σας, είναι να τους επιβραβεύσετε για την εμπιστοσύνη που σας δείχνουν και συνοδέψετε την συγκατάθεση τους με μια προσφορά, π.χ. με μια έκπτωση για την επόμενη τους αγορά, μια δωρεάν παροχή ή με επιπλέον αποκλειστικά προνόμια για αυτούς.
Έχω στείλει email αλλά δεν έχω λάβει συγκατάθεση ή αίτημα διαγραφής από συνδρομητές της λίστας μου. Τί να κάνω;
Αν έχετε κάνει τα παραπάνω βήματα αλλά κάποιος ή κάποιοι συνδρομητές σας δεν έχουν αντιδράσει για διάφορους λόγους, π.χ. δεν το έχουν διαβάσει, καλό είναι να ξαναστείλετε το email σας σε αυτούς.
Έχετε πάντα υπόψη ότι η καταληκτική ημερομηνία είναι η 24η Μαΐου. Εάν έως τότε δεν έχετε λάβει την συγκατάθεσή τους, πρέπει να τους διαγράψετε από τη λίστα σας.
Κινδυνεύω έτσι να χάσω συνδρομητές και πελάτες; Μήπως πρέπει να σταματήσω το Email Marketing;
Ο κίνδυνος να χάσετε συνδρομητές και πελάτες από την 25 Μαΐου, μέρα ισχύος του GDPR, είναι ο ίδιος που είχατε έως τώρα ή θα έχετε στο μέλλον, ακόμη κι αν δεν υπήρχε ο GDPR.
Η απόκτηση και διατήρηση των συνδρομητών και επομένως δυνητικών πελατών σας, δεν εξαρτάται από κανέναν κανονισμό ή νόμο. Εξαρτάται από την προσπάθεια που καταβάλλετε να στέλνετε μοναδικά email, με ποιοτικό περιεχόμενο και προσαρμοσμένα στις επιδιώξεις και ανάγκες του κοινού σας. Μην ξεχνάτε ότι οι συνδρομητές σας ενδιαφέρονται ή έχουν ήδη δείξει έμπρακτα την προτίμηση για τα προϊόντα, τις υπηρεσίες ή το περιεχόμενο που προσφέρετε. Επομένως ο στόχοι που έχετε θέσει με το Email Marketing παραμένουν οι ίδιοι.
Γνωρίζουμε πολύ καλά ότι επικρατεί φόβος γύρω από τον GDPR και τον αντίκτυπό του στο Εmail Marketing καθώς και ότι εκφράζονται δεύτερες σκέψεις για την χρησιμότητά του υπό τις νέες συνθήκες. Την σύγχυση αυτή προκαλούν περαιτέρω άρθρα για τον GDPR στο ελληνικό web, τα οποία απλά αντιγράφονται από ξένες ιστοσελίδες και που απευθύνονται σε αγορές του εξωτερικού.
Εμείς, ως οι ειδικοί στο Email Marketing στην Ελλάδα και με εμπειρία 10 χρόνων, προσπαθούμε να σας προσφέρουμε όσο το δυνατόν καλύτερα και τις πιο αποτελεσματικές πρακτικές στο Email Marketing για την ελληνική αγορά αλλά και να εξηγήσουμε απλά και κατανοητά το νομικό πλαίσιο που το διέπει. Για αυτούς τους λόγους τονίζουμε κατηγορηματικά ότι δεν υπάρχει λόγος ούτε για πανικό ούτε για βιαστικές αποφάσεις.
Συμπερασματικά
Το email είναι και θα παραμείνει όχι μόνο ο πιο αποτελεσματικός τρόπος αύξησης του πελατολογίου, των πωλήσεων και των κερδών μιας επιχείρησης, αλλά και ο καλύτερος τρόπος επικοινωνίας και δημιουργίας σχέσεων εμπιστοσύνης με τους υπάρχοντες και δυνητικούς πελάτες σας. Ο νέος Κανονισμός είναι ένα παραπάνω βήμα προς την κατεύθυνση αυτή. Επομένως, αν σταματήσετε την μαζική αποστολή email, τότε χάνετε ένα σημαντικό κανάλι πωλήσεων και επικοινωνίας με δυνητικούς πελάτες, τους οποίους “κάνετε δώρο” στους ανταγωνιστές σας.
Ναι, ο GDPR φέρνει νέες προκλήσεις για όλους τους επαγγελματίες που δραστηριοποιούνται στο Εmail Marketing. Δίνει όμως ταυτόχρονα και μια ευκαιρία σε αυτούς να ανανεώσουν την σχέση τους με τους υπάρχοντες συνδρομητές/πελάτες τους και να χτίσουν στέρεες βάσεις για την υποδοχή νέων.
Η εφαρμογή τόσο του νομικού πλαισίου όσο και των καλύτερων πρακτικών του Email Marketing, μόνο οφέλη μπορεί να έχει για εσάς και την επιχείρησή σας και στο παρόν και στο μέλλον.
Τέλος, όσον αφορά την εταιρία μας και ειδικότερα την πλατφόρμα EmailSYSTEM, σας ενημερώνουμε ότι βρισκόμαστε ήδη από καιρό σε διαδικασία συμμόρφωσης, συνεργαζόμενοι με ομάδα νομικών, συμβούλων επιχειρήσεων και εξειδικευμένων μηχανογράφων. Η ανάγκη συμμόρφωσης με τον Ευρωπαϊκό Κανονισμό θα επισπεύσει την λειτουργία της νέας μας, αναβαθμισμένης πλατφόρμας. Το νέο ΕmailSYSTEM, θα καλύψει τις νέες ανάγκες, όπως αυτές προκύπτουν από το σύγχρονο Εmail Μarketing. Σε επόμενο άρθρο θα γίνει εκτενέστερη αναφορά για τις νέες λειτουργίες και τα ισχυρά χαρακτηριστικά της πλατφόρμας!
Ο Δημήτρης Κρόγγος είναι σύμβουλος SEA, πιστοποιημένος ΑdWords Expert από την Google.
