3 μύθοι σχετικά με τον GDPR και το Email Marketing
O ευρωπαϊκός Κανονισμός για τα Προσωπικά Δεδομένα (GDPR) είναι πλέον από τις 25 Μαΐου σε ισχύ. Δεν είναι μυστικό ότι η εφαρμογή του έφερε μεγάλη αναστάτωση σε οργανισμούς επιχειρήσεις, τις οποίες βρήκε απροετοίμαστες. Παράλληλα έχουν δημοσιευτεί εδώ και καιρό αντικρουόμενες απόψεις κι ερμηνείες του Κανονισμού, οι οποίες ενισχύουν περαιτέρω την σύγχυση. Σήμερα διαπραγματευόμαστε τρεις διαδεδομένους μύθους σχετικά με τον Κανονισμό και το Email Marketing.
Αρχικά, πρέπει να τονίσουμε ότι η αναστάτωση γύρω από την εφαρμογή του Κανονισμού δεν είναι μόνο ελληνικό φαινόμενο. Σε όλη την Ευρώπη αλλά κι εκτός αυτής εκφράζονται από διαφορετικές απόψεις έως και ανοικτές διαμαρτυρίες για την εφαρμογή του Κανονισμού. Για παράδειγμα στη Γερμανία, μια μεγάλη αγορά με εταιρίες – κολοσσούς, δημιουργήθηκε τόσο μεγάλο κύμα δυσφορίας και διαμαρτυριών, ώστε αναγκάστηκε η καγκελάριος Άνγκελα Μέρκελ να παρέμβει δημόσια και να αφήσει ανοικτό το ενδεχόμενο για πιθανή παράταση ή τροποποιήσεις στον Κανονισμό – κατά πόσο βέβαια αυτό είναι εφικτό σε έναν νόμο ψηφισμένο από 28 κράτη, τα οποία είχαν δύο χρόνια καιρό να προετοιμαστούν, είναι άλλη συζήτηση.
GDPR στην Ελλάδα
Όσον αφορά στην Ελλάδα, η ο νέος Κανονισμός δεν βρήκε απροετοίμαστους μόνο ιδιώτες, αλλά και το ίδιο το Κράτος. Η Ελλάδα ανήκει μαζί με άλλες επτά χώρες σε αυτές, που δεν έχουν ακόμη ενσωματώσει τον Κανονισμό στη νομοθεσία της. Όπως έχουμε αναφέρει στο προηγούμενο άρθρο μας, η δημόσια διαβούλευση του νομοσχεδίου έχει ολοκληρωθεί. Ωστόσο, δεν έχει κατατεθεί στη Βουλή προς ψήφιση.
Υπό αυτές τις συνθήκες λογικό είναι να επικρατεί ένα κλίμα σύγχυσης και πανικού σε όλους όσους δραστηριοποιούνται στο Digital Marketing. Ειδικά όσοι χρησιμοποιούν το Email Marketing εκφράζουν πολλά ερωτήματα σχετικά με την προσαρμογή στον νέο Κανονισμό και τον αντίκτυπο που θα έχει στην marketing στρατηγική τους.
Στο προηγούμενο άρθρο μας, σας ενημερώσαμε για τα κυριότερα σημεία που πρέπει να γνωρίζετε για τον GDPR και πώς να προσαρμοστείτε στα νέα δεδομένα. Όπως είναι λογικό, υπάρχουν ακόμη πολλά σημεία που προκαλούν απορίες και παρεξηγήσεις. Οι επαφές με τους πελάτες μας το τελευταίο διάστημα το επιβεβαιώνουν.
Σήμερα λοιπόν καταρρίπτουμε τρεις διαδεδομένους μύθους σχετικά με τον GDPR και το Εmail Marketing. Υπενθυμίζουμε ότι τα παρακάτω δεν αποτελούν νομική συμβουλή. Σκόπιμο είναι να αναζητήσετε βοήθεια σε νομικούς και υπεύθυνους συμβούλους για την συμμόρφωση της επιχειρήσής σας με τον Κανονισμό.
Μύθος 1ος: Πρέπει να στείλω ένα νέο email σε όλους τους υπάρχοντες συνδρομητές μου, για να ξαναπάρω την συγκατάθεσή τους.
Αυτός είναι ο πιο διαδεδομένος μύθος. Σύμφωνα με αυτόν θα πρέπει να ξαναζητήσετε την συγκατάθεση όλων των συνδρομητών σας, για να είστε συμμορφωμένοι με τον κανονισμό.
Αυτό δεν είναι ούτε σωστό ούτε λάθος. Αν πρέπει να δώσουμε μια απάντηση, αυτή είναι: εξαρτάται.
Εξαρτάται δηλαδή, από το αν χρειάζεστε την συγκατάθεση για να αποδείξετε τη νομιμότητα της επικοινωνίας ή έχετε άλλους λόγους για αυτή, σύμφωνα με τον GDPR.
Αν στηρίζεστε στην συγκατάθεση των συνδρομητών σας, π.χ. για να τους στέλνετε προωθητικά email για τις υπηρεσίες ή τα προϊόντα σας, πρέπει να σας απασχολήσουν τρία ερωτήματα:
- Πώς και πότε εγγράφηκαν οι συνδρομητές μου και πώς μπορώ να το αποδείξω;
- Στην φόρμα εγγραφής μου παρέπεμψα στου όρους χρήσης των προσωπικών τους δεδομένου και είναι κατανοητό τί περιεχόμενο θα λαμβάνουν; Μπορώ να το αποδείξω;
- Παρέχεται η δυνατότητα στους συνδρομητές μου να διαγραφούν από την λίστα μου;
Όσον αφορά στην πρώτη ερώτηση, για να αποδείξετε την συγκατάθεση, θα πρέπει να έχετε αρχειοθετήσει:
- Την ημέρα και ώρα της εγγραφής, π.χ. μέσω του συστήματος διαχείρισης της ιστοσελίδας σας ή την αποστολή ενός email επιβεβαίωσης της εγγραφής.
- Τον τρόπο της εγγραφής π.χ. μέσω μιας φόρμας στην ιστοσελίδας σας και του κατάλληλου application.
- Toν μηχανισμό δημιουργίας και συγκέντρωσης των δεδομένων, π.χ. για μια φόρμα εγγραφής στην ιστοσελίδα σας μια εικόνα ή το αρχείο της φόρμας εγγραφής.
Για να αποδείξετε ότι εξηγήσατε πλήρως τους όρους χρήσης, κρατήστε ένα αρχείο ή μια εικόνα της φόρμας εγγραφής, όπου θα φαίνονται τα παραπάνω σημεία.
Τέλος, για την τρίτη ερώτηση, φτάνει να έχετε ενσωματώσει στα email σας έναν σύνδεσμο διαγραφής από την λίστα σας.
Αν λοιπόν έχετε απαντήσει θετικά στις παραπάνω τρεις ερωτήσεις, τότε δεν έχετε κανένα πρόβλημα και δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα. Μπορείτε να συνεχίσετε να στέλνετε κανονικά email στους συνδρομητές σας.
Αν απαντήσατε όμως αρνητικά έστω και σε μια, τότε έχετε δύο δυνατότητες:
α) Να στείλετε εκ νέου ένα email συγκατάθεσης, όπως ήδη έχουμε αναφέρει.
β) Να διαγράψετε τους συνδρομητές από τη λίστα σας.
Μύθος 2ος: Πρέπει να προσθέσω κουτάκια ελέγχου για τον GDPR στις φόρμες εγγραφής των email.
Ακόμη ένα μύθος που κυκλοφορεί, είναι ότι πρέπει να προσθέσετε κουτάκια ελέγχου (checkboxes) στις φόρμες εγγραφής των email. Αυτά θα είναι συνοδευόμενα από ένα κείμενο ή σύνδεσμο και θα δείχνουν ότι η εγγραφή γίνεται σύμφωνα με τον GDPR, και τα οποία ο χρήστης θα τικάρει, αν θέλει να εγγραφεί στη λίστα σας.
Αυτό είναι λάθος. Πουθενά δεν επιβάλλει ο κανονισμός τη δημιουργία τέτοιων checkboxes. Αυτό που όμως ρητά αναφέρει, είναι ότι πρέπει να εξηγείτε απλά και κατανοητά, πώς θα χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα του χρήστη και για ποιον σκοπό. Αυτό μπορεί να γίνει με μια μικρή πρόταση ή ένα σύνδεσμο στην φόρμα εγγραφής του email, που θα οδηγεί στην πολιτική απορρήτου σας. Αν παρόλα αυτά θέλετε να βάλετε checkboxes, φροντίστε να μην είναι προσυμπληρωμένα, καθώς ο Κανονισμός επιβάλλει την ενεργή συγκατάθεση από τον χρήστη.
Μύθος 3ος: Θα υπάρξει περίοδος χάριτος για την εφαρμογή του Κανονισμού
Όπως αναφέραμε παραπάνω, η εφαρμογή του Κανονισμού βρήκε την πλειοψηφία των επιχειρήσεων και οργανισμών απροετοίμαστη, αν και είχαν προβλεφθεί δύο χρόνια προσαρμογής σε αυτόν από την ψήφισή του το 2016. Αυτό το γεγονός έδωσε τροφή σε σενάρια παράτασης της εφαρμογής του, όχι μόνο στην Ευρώπη αλλά και στην Ελλάδα (π.χ. εδώ).
Και παρόλο που ο Κανονισμός δεν έχει ακόμη νομοθετηθεί από την Ελληνική Κυβέρνηση, η οποία μπορεί να παραπεμφθεί και στο Ευρωπαϊκό Δικαστήριο γι’ αυτό, ισχύει κανονικά για όλες τις χώρες της ΕΕ και φυσικά εδώ. Μάλιστα, μόλις πριν λίγες μέρες η Ευρωπαϊκή Επιτροπή απέκλεισε το ενδεχόμενο παράτασης. Ό,τι όμως κι αν τελικά συμβεί, εσείς πρέπει να συνεχίσετε την προσπάθεια συμμόρφωσης με τον Κανονισμό.
Συμπέρασμα
Ο νέος Κανονισμός δημιουργεί νέα δεδομένα στο Digital Marketing και επηρεάζει σαφώς και τη μαζική αποστολή email. Aυτός δεν είναι λόγος ούτε για πανικό ούτε για βιαστικές κινήσεις. Όποιος ακολουθεί τις εδραιωμένες πρακτικές του Email Marketing που συνάδουν με το νόμο, δεν έχει τίποτα να φοβηθεί. Για αυτό συνιστούμε ηρεμία και αναζήτηση επαγγελματικής συμβουλής, ώστε να επωφεληθεί από το νέο Κανονισμό και η επιχείρηση και η Εmail Marketing στρατηγική του.
Εμείς θα σας ενημερώνουμε μέσα από το blog του EmailSYSTEM για όλα τα νέα και τις εξελίξεις σχετικά με τον GDPR και το Email Marketing.
