Τι κάνεις αν έστειλες λάθος email σε όλη τη λίστα

Κάποια στιγμή ένας πελάτης μας είχε μία ατυχή στιγμή. Ένας υπάλληλός του έστειλε κατά λάθος ένα δοκιμαστικό email σε όλους τους συνδρομητές πού ηταν εγγεγραμμένοι στη βάση δεδομένων της εταιρίας. Άμεσα ανακαλύψαμε το σφάλμα, τους ενημερώσαμε και μας πρότειναν μία πολύ έξυπνη λύση.

Προετοίμασαν μία ιστορία για έναν υποθετικό υπάλληλο που ήταν διακοπές στην Ταϊτή, έχοντας συνέχεια το μυαλό του στη δουλειά. Από εκεί κατά λάθος έστειλε το email αυτό. Ζητήσαν συγγνώμη για το σφάλμα και ρωτήσαν τους συνδρομητές τους, για το τί πρέπει να κάνουν με αυτόν.

«Να τον απολύσουμε ή να τον συγχωρέσουμε;»

Το email αυτό είχε απροσδόκητα θετική ανταπόκριση από τους πελάτες της εταιρίας. Πολλοί απέστειλαν χιουμοριστικές απαντήσεις, όπως «ήπιε πολλά κοκτέιλς» αλλά οι περισσότεροι ζήτησαν να συγχωρεθεί και μάλιστα να του παραχωρηθούν επιπλέον μέρες να χαρεί τις διακοπές του. Ο φανταστικός αυτός υπάλληλος έγινε σημείο αναφοράς και σε επόμενες καμπάνιες της εταιρίας.

Το πρόβλημα: Έστειλες λανθασμένο email

Ευτυχώς, δεν έστειλες το λάθος email σε τόσο πολλούς αλλά καλύτερα να είσαι προετοιμασμένος για παρόμοιες περιπτώσεις. Τι μπορείς να κάνεις για να το διορθώσεις;

Καταρχήν, ξεκαθάρισε το ακριβές λάθος. Έστειλες το newsletter σε λάθος κοινό; Έχεις λάθος στο θέμα; Σύνδεσμος που δεν οδηγεί πουθενά; Τυπογραφικό σφάλμα; Ή μήπως έστειλες την λάθος προσφορά; Πρέπει να είσαστε απολύτως σαφής για το είδος του λάθους, για να μπορέσετε να το χειριστείτε αργότερα.

Τι μπορείτε να διορθώσετε

Ένα newsletter που έχει σταλεί, δεν μπορεί να τροποποιηθεί. Όμως το περιεχόμενό του, όπως οι εικόνες και οι σύνδεσμοι, μπορούν. Δηλαδή, ελέγξτε αν οι φωτογραφίες που συμπεριλάβατε στο email όντως υπάρχουν, κι αν όχι, ανεβάστε τες στη σωστή διαδρομή (path). Το ίδιο ισχύει και για τους συνδέσμους. Διορθώστε τους όσο πιο γρήγορα γίνεται, προτού αρχίσουν και πατάνε οι χρήστες – πελάτες και ανακαλύπτουν το λάθος.

Διορθωτικό mail

Όπως στην περίπτωση της εταιρείας που αναφέραμε παραπάνω, ένα επόμενο newsletter που ζητάει συγνώμη για το λάθος και αντιμετωπίζει το θέμα με χιούμορ, θα εκτιμηθεί από τους συνδρομητές σας και ίσως έχετε και άμεση ανταπόκριση.

Καλύτερα να προλαμβάνεις παρά να θεραπεύεις

Όπως στις περισσότερες πτυχές της ζωής, αποτρέποντας ένα λάθος με προσεκτικές κινήσεις, είναι πολύ καλύτερο από το να διορθώνεις μετά τις συνέπειες. Πριν αποστείλετε την καμπάνια σε όλους τους παραλήπτες, κάντε δοκιμαστικές αποστολές και ελέγξτε προσεκτικά τα κείμενα, τις φωτογραφίες, την διάταξη και τους συνδέσμους, ακόμα και τον σύνδεσμο διαγραφής.