Why we should not use Microsoft Outlook for mass mailing

Microsoft Outlook is a piece of “Office”, a family of Microsoft products. It is software that allows you to send, receive and manage emails and manage your calendar and contacts. It is probably one of the most popular and popular applications for both simple and advanced computer users.

In conversations with many of our clients, they say that in one way or another, everyone has tried to bulk send emails using Outlook. It is obvious when you have a tool that can send email even in bulk to more than one recipient, you also want to try it on big email lists.

Consider the following scenario: You must bulk send email to 800 recipients. After you make your email with a lot of effort, time and energy in a program like eg. Word, Publisher, etc. you are trying to send it massively to these 800 recipients. Make the first attempt and notice that one or all of the following occurs:
a) returning back email that writes MAILER-DAEMON etc. and you do not understand what all this means and why
b) the recipients tell you they do not receive the email you send
c) Many emails end up in spam and no one reads them

So you find a solution and you make 40 teams with twenty email in each group and start sending twenty-twenty. So, on a full day you’ve managed to send all the email. If something goes wrong or your lists are many, then the time required to send emails can be 2-3 days.

Do the above scenario sound familiar to you? It is a common description of many of our customers where their indignation overflows in search of ways to send their emails in bulk. Outlook, like Gmail, Hotmail, Yahoo !, Thunderbird, etc. are NOT tools for mass mailing, they are NOT tools for email marketing, they are NOT made to meet such needs. You might think that because some of these programs are free, free, etc. you can use them as they please and especially for professional use. That is not the case! If you persist, be prepared, because the continued use of these tools for mass missions can become particularly risky.

Below we mention some of the Outlook flaws as an email marketing tool.

1) No statistics . Outlook can not give you the ability to see which recipient opened the email, which time and day. In addition to the email notification notification – which is easily bypassed – you do not know in practice which addressee has clicked on your links, so you do not know what the newsletter really sent. In a nutshell, you send blind email without being able to evaluate whether your campaign was successful or not.

2) Δεν υπάρχει αυτόματος σύνδεσμος διαγραφής από τα newsletter σας. Η δυνατότητα αυτόματης, γρήγορης και απλής διαγραφής του παραλήπτη από τα email σας είναι πολύ σημαντική. Ο παραλήπτης ΠΡΕΠΕΙ να μπορεί εύκολα και γρήγορα εφόσον το επιθυμεί να διαγράφεται από την λίστα σας. Με το Outlook αυτοματοποιημένος τρόπος δεν υπάρχει. Απεναντίας, πολλοί ξεχνάνε να βάλουνε σύνδεσμο διαγραφής ή ζητάνε από τους παραλήπτες τους να στείλουν ένα email με την λέξη «ΔΙΑΓΡΑΦΗ» (και άλλες παρόμοιες πρακτικές). Αυτός ο χειροκίνητος τρόπος συχνά δυσαρεστεί τους περισσότερους χρήστες αφού πρέπει να προβούν σε μια επιπλέον διαδικασία. Επίσης, αν οι διαγραφές από μια λίστα είναι 10-20 email, αυτό θεωρείται διαχειρίσιμο μέγεθος. Αν όμως είναι πάνω από 50 οι διαγραφές, τότε το πρόβλημα εκκαθάρισης της λίστας γίνεται πολύ μεγάλο.

3) Ερασιτεχνικά εικαστικά σχέδια(templates). Στο Outlook οι εικαστικές δυνατότητες είναι πολύ περιορισμένες. Εκτός ότι δεν υπάρχει μεγάλη ποικιλία από εικαστικά σχέδια για να διαλέξετε, ακόμα και στην ευρύτερη αγορά τα θέματα που υπάρχουν για να μπορέσετε εύκολα και γρήγορα να τα επεξεργαστείτε μέσω του Outlook είναι ελάχιστα. Επίσης, τα περισσότερα εξ αυτών δεν έχουν την επαγγελματική υφή που επιβάλετε όταν προσπαθείτε να προωθήσετε το προϊόν ή την υπηρεσία σας.

4) Ελλιπής διαχείριση των παραπόνων για spamming(spam complaints). Θα έχετε προσέξει όσοι χρησιμοποιείτε Hotmail, Gmail και Yahoo! ότι υπάρχει σε εμφανές σημείο, ένα εικονίδιο το οποίο πατώντας το μπορείτε να ενημερώσετε αν το email που παραλάβατε είναι spam ή όχι. Όταν κάποιος χρήστης πατήσει αυτό το εικονίδιο, ουσιαστικά δημιουργείται ένα παράπονο για ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Εάν η καμπάνια που στείλατε δέχεται πολλά παράπονα, ο πάροχος σας (Ote, Forthnet, Cyta, κλπ) ενημερώνεται γι’ αυτήν την κατάσταση γιατί υπάρχει μεγάλος κίνδυνος να χαρακτηριστεί η διεύθυνση IP που έχετε ως spam. Αν συμβεί αυτό θα έχετε γενικότερο πρόβλημα αποστολής email όχι μόνο διαφημιστικών αλλά και της καθημερινής σας εργασίας.

Αν λοιπόν θέλετε να κάνετε σωστές μαζικές αποστολές email,  χωρίς ερασιτεχνισμούς και επικινδυνότητες μπορείτε να δοκιμάσετε εντελώς ΔΩΡΕΑΝ, την εφαρμογή μας και να δείτε άμεσα και γρήγορα αποτελέσματα.

Κάντε εγγραφή στο newsletter μας για να λαμβάνετε πρώτοι έξυπνες ιδέες και πρακτικές για αποτελεσματικότερο email marketing.

Κατανοώ και αποδέχομαι ότι η φόρμα αυτή συλλέγει το email μου αποκλειστικά για την αποστολή ενημερωτικών emails. Για περισσότερες πληροφορίες Πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *