Πώς να αποφύγετε να χαρακτηριστεί το email σας spam;

To να σιγουρευτείτε πως τα email που στέλνετε στους συνδρομητές-πελάτες σας πηγαίνουν στα εισερχόμενα μηνύματα και όχι στο φάκελο με τα spam (ανεπιθύμητα μηνύματα) είναι ένα σημαντικό ζήτημα για εσάς που ασχολείστε με το email marketing. Tα πράγματα γίνονται όλο και πιο αυστηρά όσον αφορά τα φίλτρα που χρησιμοποιούν τα προγράμματα email για τα spam. Αυτό βέβαια δε σημαίνει πως κάθε email που θα στείλετε θα χαρακτηριστεί spam και θα βρεθεί κατευθείαν στο φάκελο με τα ανεπιθύμητα.

Για να αποφύγετε να χαρακτηριστεί το email σας spam, αυτό που θα πρέπει να κάνετε είναι να ακολουθήσετε κάποιους βασικούς κανόνες. Οι κανόνες αυτοί αφορούν την κατασκευή του newsletter σας. Πρέπει επίσης να προσέξετε τη γενικότερη στρατηγική που θα ακολουθήσετε.

1^η συμβουλή: Πρέπει να καταλάβετε τι ακριβώς ελέγχουν συνήθως τα προγράμματα email.

Όταν στέλνετε ένα οποιοδήποτε email σε φίλους, συνεργάτες, προμηθευτές, πελάτες σας, τότε αυτόματα οι μεγαλύτεροι πάροχοι email όπως Gmail, Hotmail, Yahoo, καθώς και σωστά διαμορφωμένοι και μεμονωμένοι email server, ελέγχουν τα παρακάτω τεχνικά σημεία, που αφορούν την IP αποστολής, το domain name του email αποστολής (π.χ. @emailsystem.gr) και φυσικά το ίδιο το email του αποστολέα (π.χ. newsletter@emailsystem.gr).

Κατά την διάρκεια της αποστολής ή παράδοσης ενός email οι σέρβερ επικοινωνούν μεταξύ τους μέσα σε χιλιοστά του δευτερολέπτου. Μπορεί στο γυμνό μάτι αυτή η διαδικασία να μην είναι εμφανής. Η αποστολή-παραλαβή μηνύματος μπορεί να διαρκέσει 1-2 δευτερόλεπτα. Αυτός ο χρόνος είναι ούτως ή άλλως πολύ γρήγορος, αλλά αυτή είναι και η μαγεία του email. Πιο αναλυτικά θα πρέπει να έχετε υπόψη σας τα εξής:

α. Αν είστε σε κάποια Blacklist (μαύρη λίστα)                                                  

Θα έχετε ακούσει τις φράσεις «είσαι σε μαύρη λίστα», «είσαι μπλακαρισμένος», «είσαι blacklisted». Θα πρέπει να γνωρίζετε ότι όλες καταλήγουν στο ίδιο συμπέρασμα. Ουσιαστικά, η μαύρη λίστα είναι μια βάση δεδομένων η οποία λειτουργεί και ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο. Κρατάει πληροφορίες από τα IPs και τα domains τα οποία φαίνεται να στέλνουν spam.

Υπάρχουν πολλές και διαφορετικές τέτοιες βάσεις δεδομένων. Κάποιες είναι πολύ αυστηρές ως προς την ανοχή τους στο spam (π.χ Spamhaus) και κάποιες πιο χαλαρές (π.χ. Truncate, Lashback).

Αν βρεθεί η IP σας ή το domain σας σε μια blacklist, τότε είναι πάρα πολύ πιθανό το email σας να μην παραδοθεί καν στον παραλήπτη. Εσείς πιθανόν να αναρωτιέστε «στέλνω το email, αλλά δεν φτάνει στον παραλήπτη!». Για αυτό θα υπάρχει η λογική εξήγηση που δόθηκε πιο πάνω.

Δεν καταλήγετε βέβαια στη μαύρη λίστα χωρίς να υπάρχει λόγος!

Διαβάστε εδώ αναλυτικά τους λόγους για τους οποίους μπορεί να βρεθείτε σε μια blacklist, πώς μπορείτε να βγείτε και με ποιους τρόπους θα αποφύγετε ένα τέτοιο ενδεχόμενο.

β. Το ποσοστό ανοίγματος (Open rate) των email σας

Οι μεγάλοι πάροχοι που δέχονται εκατομμύρια email καθημερινά, έχουν την τεχνογνωσία και την υποδομή να ελέγχουν την αλληλεπίδραση (engagement) των παραληπτών με το email σας.

Αν τα email σας συγκεντρώνουν μικρό ποσοστό ανοίγματος ή ακόμα χειρότερα οι παραλήπτες σας τα διαγράφουν, ή τα χαρακτηρίζουν spam (report as spam!) χωρίς καν να τα ανοίξουν, τότε τα προγράμματα email θεωρούν ότι στέλνετε email κακής ποιότητας. Και το πιο σοβαρό θέμα είναι ότι έτσι χαρακτηρίζεται ως spam τόσο ο αποστολέας όσο και το ίδιο το email.

Διαβάστε εδώ 7 τρόπους με τους οποίους μπορείτε να αυξήσετε το open rate (το ποσοστό ανοίγματος) των email σας.

γ. To περιεχόμενο του email σας

Σίγουρα, αυτό που έχει μεγαλύτερη σημασία για να μην χαρακτηριστεί το email σας spam είναι το ίδιο το περιεχόμενο του email σας. Οι εικόνες που θα χρησιμοποιήσετε, το ίδιο το κείμενο, καθώς και το θέμα του email σας είναι βασικά στοιχεία. Αυτά θα ελέγξει ο εκάστοτε πάροχος και με βάση αυτά θα στείλει το email σας στα εισερχόμενα ή στα spam. Υπάρχει δηλαδή η τεχνολογία για να μπορούν τα εξελιγμένα συστήματα να διαβάζουν εικόνες, να καταλαβαίνουν το περιεχόμενο του email και να το κατατάσσουν σε κατηγορίες.

Όπως γίνεται κατανοητό, τα στοιχεία αυτά δεν δημοσιεύονται από τις εταιρείες διαχείρισης email για λόγους κατάχρησης. Όμως τόσο στις πολιτικές τους όσο και σε άρθρα που κατά διαστήματα έχουν κοινοποιηθεί στο διαδίκτυο, αναφέρονται σε παράγοντες που «μετράνε» το πόσο καλό ή κακό είναι το περιεχόμενο του email σας.

2η συμβουλή: Δημιουργήστε μία σωστή λίστα με συνδρομητές

Λαμβάνοντας υπόψη το νέο κανονισμό σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα (GDPR), στον οποίο έχουμε αναφερθεί αναλυτικά σε προηγούμενο άρθρο μας, θα πρέπει να είστε πολύ προσεκτικοί με τις λίστες email που χρησιμοποιείτε.

Σε καμία περίπτωση, δε θα πρέπει να έχετε αγοράσει ή ενοικιάσει λίστες με email. Όταν στέλνετε τα email σας σε παραλήπτες που δεν τους ξέρετε και δεν σας ξέρουν, το πιο πιθανό είναι να χαρακτηριστεί το email σας spam από αυτούς.

Τόσο το Gmail, όσο και το Hotmail και το Yahoo, έχουν σε πολύ εμφανές σημείο αυτήν την επιλογή. Ακριβώς για να παρακινήσουν τον παραλήπτη να χαρακτηρίσει εάν το email που έλαβε είναι ανεπιθύμητο. Εάν χρησιμοποιείτε δηλαδή λίστες με άγνωστα email, τότε κινδυνεύετε να χαρακτηριστείτε ως spam. Συνεπώς και να βλάψετε γενικότερα τη φήμη της επιχείρησης σας.

Για μεγαλύτερη ασφάλεια, όταν κάποιος εγγράφεται στο newsletter σας θα πρέπει να υπάρχει μία διαδικασία double opt-in. Η διαδικασία αυτή θα αποτελείται από δύο βήματα. Με αυτό τον τρόπο, οι νέοι συνδρομητές σας αφού κάνουν κλικ στο κουμπί του subscribe, αμέσως μετά θα λαμβάνουν ένα email επιβεβαίωσης με ένα link που θα πρέπει να πατήσουν, προκειμένου να ενεργοποιηθεί η εγγραφή τους. Έτσι, δε θα μπορεί κανένας να σας πει ότι δεν έχει δώσει τη συγκατάθεση του. Εσείς θα μπορείτε να αποδείξετε την εγγραφή του.

3^η συμβουλή: Βάλτε σε εμφανές σημείο το σύνδεσμο διαγραφής (unsubscribe button)

Είναι καλό να τοποθετήσετε το σύνδεσμο διαγραφής σας σε ένα εμφανές σημείο στο email σας. Έτσι,  ο χρήστης θα νιώθει την ασφάλεια πως μπορεί να σταματήσει να λαμβάνει το newsletter σας οποιαδήποτε στιγμή το θελήσει.

Από την εμπειρία μας και τα στατιστικά στοιχεία του EmailSYSTEM, γνωρίζουμε ότι είναι προτιμότερο να υπάρχει σύνδεσμος διαγραφής από την λίστα σας. Διαφορετικά, ο παραλήπτης από την αγανάκτηση του θα πατήσει στο κουμπί «Report as spam». Αυτή η κίνηση δεν είναι δύο αλλά τρείς φορές χειρότερη. Δυστυχώς επηρεάζει την παράδοση ολόκληρης της καμπάνιας σας, όχι μόνο του email.

Θα πρέπει να τονίσουμε πως στο EmailSYSTEM ο σύνδεσμος διαγραφής είναι υποχρεωτικός. Αν δεν τον βάλετε εσείς όταν δημιουργείτε την καμπάνια σας, αυτός μπαίνει αυτόματα στο τέλος του email. Στην παρακάτω εικόνα μπορείτε να δείτε πως ακριβώς θα εμφανιστεί ο σύνδεσμος διαγραφής στο email σας, εάν χρησιμοποιείτε την πλατφόρμα μας και δε τον προσθέσετε εσείς.

4^η συμβουλή: Προτρέψτε τους παραλήπτες να σας τοποθετήσουν σε «white list»

Τι σημαίνει αυτό; Η «λευκή λίστα» (white list) περιέχει ασφαλείς διευθύνσεις email. Αυτές τις αναγνωρίζει ο εκάστοτε πάροχος και τις επιτρέπει να πάνε απευθείας στο φάκελο με τα εισερχόμενα και όχι στα ανεπιθύμητα. Ο κάθε χρήστης μπορεί να προσθέσει μόνος του τον αποστολέα ή τη διεύθυνση email που θέλει σε αυτή τη λίστα με πολύ απλό τρόπο, ανάλογα με το πρόγραμμα email που χρησιμοποιεί.

Στέλνοντας το πρώτο ενημερωτικό email στους νέους συνδρομητές σας, είναι καλό να τους προτρέψετε να προσθέσουν το email σας στη λίστα ασφαλών αποστολέων ή στις επαφές τους με τις email διευθύνσεις που γνωρίζουν. Έτσι, αυτόματα την επόμενη φορά που θα τους στείλετε θα αποκλείσετε την περίπτωση να χαρακτηριστεί το email σας spam χωρίς να το θέλετε.

Για παράδειγμα, μία καλή ιδέα είναι να στείλετε στους συνδρομητές σας ένα μήνυμα που θα αναφέρει κάτι σαν αυτό: «Για να είμαστε σίγουροι πως θα λαμβάνετε πάντα τα email μας στο φάκελο με τα εισερχόμενα μηνύματα σας, παρακαλώ πολύ προσθέστε μας στη λίστα των επαφών σας». Εάν τους το ζητήσετε ευγενικά, πολύ πιθανόν οι περισσότεροι να το κάνουν.

5^η συμβουλή: Προσέξτε το θέμα του email σας

Όπως έχουμε αναφέρει και σε προηγούμενο μας άρθρο, το θέμα αποτελεί ίσως το πιο σημαντικό σημείο του email σας. Είναι αυτό που βλέπουν πρώτα οι παραλήπτες σας. Εάν τους προκαλέσει αρνητική αντίδραση τότε είναι πολύ πιθανόν να βρεθείτε στα spam.

Αποφύγετε τα κεφαλαία γράμματα ή τα πολλά σύμβολα. Παρόλο που μπορεί να πιστεύετε πως με αυτό τον τρόπο θα τραβήξετε την προσοχή των παραληπτών σας, στην πραγματικότητα μπορεί να τους δημιουργήσετε μια άσχημη εντύπωση. Με το να βάζετε κεφαλαία γράμματα στο θέμα είναι σα να τους φωνάζετε! Αυτό που μπορείτε να κάνετε είναι να χρησιμοποιείτε πάντοτε ελκυστικά μηνύματα και χρήσιμο περιεχόμενο.

Συνεπώς, φροντίστε το θέμα σας να αποτελείται από λίγες λέξεις και να είναι σαφές και περιεκτικό. Για παράδειγμα, είναι πιο πιθανόν οι παραλήπτες σας να ανοίξουν ένα email με θέμα «Χριστουγεννιάτικες εκπτώσεις: έως -25% στα ρούχα!» παρά το ίδιο email με θέμα «Χριστουγεννιάτικες προσφορές!». Θα πρέπει να περνάτε με σαφήνεια το μήνυμα που θέλετε, μέσω του θέματος του email σας.

6^η συμβουλή: Αποφύγετε τα email που αποτελούνται από μία μεγάλη εικόνα

Δε θα πρέπει σε καμία περίπτωση να στέλνετε στους συνδρομητές σας email που περιέχουν μία μεγάλη εικόνα και καθόλου κείμενο. Σε αυτή την περίπτωση κινδυνεύετε να βρεθείτε στο φάκελο με τα spam. Επίσης, όπως αναφέραμε και στο προηγούμενο άρθρο μας υπάρχει ο κίνδυνος οι εικόνες σας να μην εμφανιστούν αυτόματα από όλους τους πάροχους email.

Για αυτό το λόγο, όταν σχεδιάζετε τις email καμπάνιες σας, προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε για τις εικόνες περίπου το 30% του συνολικά διαθέσιμου χώρου. Με άλλα λόγια, το περιεχόμενο του email σας δε θα πρέπει να αποτελείται από μία σκέτη εικόνα χωρίς ξεχωριστό κείμενο. Αυτή μπορεί να μην εμφανιστεί καθόλου, οπότε όποιο μήνυμα θέλετε να περάσετε να μη γίνει ποτέ γνωστό από τους συνδρομητές σας. Συνεπώς, θα πρέπει να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί όσον αφορά τις εικόνες. Μπορεί να σας κάνουν μεγάλη ζημιά και να στείλουν το email σας στα spam.

Συμπερασματικά

Το να χαρακτηριστεί το email σας spam και ακόμα χειρότερα να διαπιστώσετε πως βρίσκεστε σε μία μαύρη λίστα σίγουρα δεν είναι μία ευχάριστη κατάσταση. Σε κάθε περίπτωση, είναι προτιμότερο να κάνετε κάποιες δοκιμαστικές αποστολές πριν στείλετε το email σας στους πελάτες. Ανοίξτε τα από διαφορετικούς παρόχους κάθε φορά για να διαπιστώσετε εκ των προτέρων τα spam φίλτρα που ενδεχομένως να χρησιμοποιούνται από προεπιλογή!

Αυτό που θα πρέπει να έχετε υπόψη σας είναι πως η μαζική αποστολή email έχει πολλές απαιτήσεις αν σκέφτεστε να το δείτε σοβαρά και επαγγελματικά. Η επιτυχία μιας μαζικής αποστολής οφείλεται κατά 90% στην τεχνογνωσία-τεχνολογία και στην εξειδίκευση που έχει μια εταιρία στην διαχείριση των server της για λογαριασμό των πελατών της.

Εμείς, στο EmailSYSTEM με την υποδομή και την πολύχρονη εμπειρία κι εξειδίκευση που διαθέτουμε, σας προσφέρουμε αξιόπιστη παράδοση των email σας στον φάκελο εισερχομένων των επαφών σας.